По следам конференции «ТУРБИЗ-2018. Как жить дальше?» хочу поделиться немного нашим видением и финансовыми результатами конференции.
Идея организовать мероприятие для туристического рынка силами Ассоциации витала в воздухе уже давно, но окончательное решение и первые очертания формата были выработаны на собрании 28 сентября. С тех пор велась постоянная работа по подготовке к ивенту.
За любое мероприятие должен кто-то платить и есть всего три основных варианта, которые можно комбинировать:
- За счет Ассоциации
- За счет спонсоров
- За счет участников
Первый вариант неосуществим ввиду отсутствия достаточных финансовых ресурсов в распоряжении Ассоциации
Второй вариант очень соблазнителен, но накладывает ограничения на формат мероприятия и предполагает обилие рекламы.
В результате обсуждения, было решено за основу взять третий вариант и сделать участие в конференции платным. Таким образом у нас остаются развязанными руки в части формата и наполнения контентом, а люди проголосуют кошельком, если программа будет интересной.
Конференция завершена, и теперь пришло время поделиться финансовыми результатами.
Сразу оговорюсь, что мы не будем учитывать затраченное участниками Ассоциации время на организацию, а также стоимость работы бухгалтерии, дизайнера и других сотрудников, предоставленных членами и партнерами Ассоциации в рамках подготовки к ивенту.
Также вынесем за скобки проживание участников – оно предоставлялось по себестоимости (со скидкой 20%), в чем легко убедиться, сравнив цены у нас и в прайсе конференц-холла Ирпень.
Итак, начнем с доходов.
Участникам конференции реализовано 135 билетов, в том числе:
59 по цене 450 грн. (для членов УАТА) = 26 550 грн.
18 по цене раннего бронирования 720 грн. = 12 960 грн.
41 по стандартной цене 900 грн. = 36 900 грн.
17 билетов на один день по цене 500 грн. = 8 500 грн.
Онлайн-трансляция: 27 чел. х 250 грн. = 6 750 грн.
Также, в последний момент появился спонсор, компания Tickets Travel Network, которая оплатила 2500 грн. за участие в конференции
ИТОГО ДОХОД: 94 160 грн.
Ну а теперь расходная часть:
Конференц-зал:
– аренда на два дня: 8 700 грн.
– дополнительные микрофоны: 2шт. х 2дня х 400 грн. = 1 600 грн.
– обустройство подиума и пресс-вол = 12 654 грн.
Питание:
– кофе-брейки – 141 шт. х 65 грн. = 9 165 грн.
– обеды – 278 шт. х 189 грн. = 52 542 грн.
– вода для спикеров – 40 х 10 грн. = 400 грн.
Дополнительные затраты:
– создание лендинга: 0 грн. (сделали своими силами)
– бейджи участников: 3 897 грн.
– дипломы для награждения agent-friendly ТО – 3 шт. х 102 грн. = 306 грн.
– логистика для иностранных/иногородних спикеров: 16 476 грн.
– модераторы дискуссий: 0 грн. (спасибо Татьяне Кондратенко, Марии Тереховой, Максиму Дерезе и Антону Рудичу)
– сотрудники на регистрации и в зале (2 дня) – 2 300 грн.
Онлайн-трансляция:
– реклама в FB с таргетингом на ТА: 2 200 грн.
– оплата сервису Boomstream: 1 128 грн.
– работа операторов: 0 грн. (спасибо Bambarbia TV)
ИТОГО РАСХОД: 111 368 грн.
По итогу конференции хочу выразить благодарность всем причастным, надеюсь мы оправдали ваши ожидания. Были нюансы, но, в целом, это отличный опыт, который мы обязательно учтем при подготовке к следующему мероприятию.